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浙江省妇女儿童基金会财务管理制度


第一章 财务管理制度

总 则

第一条 为加强财务管理,发挥财务在本组织运营管理中的作用,根

据《民间非营利组织会计制度》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等国家有关法律、法规和本组织章程的规定,结合本组织具体情况,制定本制度。

第二条 本组织财务工作遵循合法、诚信、尊重资助者意愿、节约高

效、公开透明原则。

第三条 本组织会计核算执行《民间非营利组织会计制度》。

财务人员设置

1) 本组织设会计一名和出纳二名,会计和出纳不可由同一人担任。会计和出纳在做好本职工作的前提下,可兼任其他非财务工作,但应遵循不相容职务相分离原则。

2) 财务人员需具备会计从业资格证,并积极参加继续教育、行业培训等,不断提升业务能力。

3) 会计和出纳的工作职责参见《会计岗位职责》和《出纳岗位职责》。

4) 财务人员在办理财务事务中,必须坚持原则,照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项,有权拒绝付款或拒绝执行,必要时可向理事会报告。

货币资金管理

第一条  本组织应在国家财政规定的现金开支范围支出现金,不得

坐支,禁止不合法的白条抵账。

第二条 各项费用支出均应尽量采取银行结算方式,减少使用现金,

以增强财务行为的可复核性

第三条 库存现金余额不超过【3000】元。超额部分应于当日存入

银行账户。

第四条 银行账户预留印鉴,网银支付U盾和授权U盾应分开保管,

做到相互牵制。

第五条 出纳与会计(专人)应每月定期盘点现金及银行账户余额(与银行对账单核对),编制《现金、银行账核对表》备存,发现账实不符的,应及时查明原因妥善处理。

财务印章、支票、收据的管理

第一条 财务章印鉴、支票支付密码由财务负责人(专人)保管,法定代表人私章(人名章)、支票由出纳保管。

第二条 网银支付U盾由出纳保管,授权U盾由财务负责人(专人)保管。,即任何金额的转账均需要由财务负责人(专人)授权审批才可转出。

第三条 领用空白支票必须注明限额、日期、用途及使用期限、并向本组织负责人报批。所有空白支票及作废支票均必须保存好,严禁空白支票在使用前先盖上印章。

第四条 收据由财务负责人在购买后进行连续编号,并妥善保管。收据编号格式如下:年份+第几本(如2014年第1本)。

第五条 收据统一由出纳开出并签字,收据必须加盖财务章方为有效。

第六条 填写错误的收据不得撕毁,保留收据的完整性与连续性。

第七条 使用完的收据须交会计(专人)保管,会计(专人)在收到使用完的收据时,须检查内联是否完整无缺,开具的内容和金额是否准确,检查无误后作为财务资料妥善保存。

第八条 所有相关票据的填写必须填写规范、完整,准确,业务内容填写清晰,大小写必须一致,金额填写不得涂改。

收入的管理

第一条 收到各种款项应及时、准确登记入账。实行收支两条线,不得收支相抵后入账。

第二条 本组织对所有收入均应开具收据,作为入账的依据。付款方不要求开具收据,或者只要求提供“收款回执”的,也应开具收据。无法联系上交款人的,“收据联”与“存根联”一起保存。收据信息应当填写准确、完整,至少包括以下重要信息:金额、付款人、收入类型、款项用途、收款人签字、加盖财务专用章。

第三条 组织应尽量通过银行接收各种款项。

第四条 银行转账汇款、现金收入规范

第一,捐赠人在汇款单上写明用途,或指定专项基金(或专项活动),如现金捐赠,此条款由财务填写;第二,大额捐赠提供捐赠协议;第三,收到捐赠款,经办人填写《项目收入确认单》,无经办人的由财务统一填写;第四,财务建立捐赠档案,登记信息、捐赠人、捐赠金额、捐赠票据编号;第五,财务开具《公益事业捐赠统一票据》;第六,财务每月5号统计捐赠收入明细,审核后交行政部发至基金会网站。

第五条  实物捐赠收入规范

第一,捐据需由捐赠人写明用途,或指定专项基金(或专项活动);第二,金额或数额较大的签订协议书;第三,收到捐赠实物对收到物品估值,记录金额,并验收确认。具体操作为:a、有合同的根据合同金额估价;b、捐赠单位提供销售发票或纳税凭据复印件并加盖公章;c、通过网络淘宝等网站的销售价格;d、捐赠人提供的凭据或其他能够确认受赠资产价值的证明上标明的金额与受赠资产公允值相差较大的,应当以其公允价值作为入账价值;e、捐赠人捐赠固定资产、股权、无形资产文物文化资产,应当以具有合法资质的第三方机构的评估作为确认入账价值的依据;第四,财务建立捐赠档案,登记信息、捐赠人、捐赠金额、捐赠票据编号;第五,财务开具《公益事业捐赠统一票据》;第六,编制捐赠物品《收发存明细表》;第七,财务半年及年终定期盘点仓库,确认账实相符,不符查明原因。

支出的管理

第一条 本组织所有的支出需经组织负责人审批。组织负责人经手的费用支出,需经财务负责人[专人]审批。组织负责人不在场时,秘书联系组织负责人,出纳通过钉钉申请审批,待钉钉审核通过后出纳打印审批单。

第二条 员工因出差产生的差旅费应在出差事毕后【7个】工作日内填写差旅费报销单经审批予以完成报销手续。因公出差餐费补贴标准为【100元/天】,出差杂费补贴【80元/天】,无城市间交通费票据减半。有主办方提供餐饮的,则不支付该天餐补。

第三条 审批流程

1)经手人填写《费用报销单》(出差报销需填写《差旅费报销单》)(以下统称:报销单),注明支出事由、金额、原始票据数量等基本信息,并在经手人处签字,将所有票据粘在票据粘贴单上。如果支出有证明人,证明人也需在报销单上签字。如果支出为项目款,经手人必须标明项目的名称及预算项。

2) 经手人将填写完整的报销单交项目负责人复核。项目负责人需审核支出是否归于该项目,是否符合预算标准,是否超出预算金额或预算范围。财务审核无误后签字确认。项目负责人复核后交由本机构负责人审批。

3) 经手人持经机构负责人审批的报销单到出纳处报销。出纳在报销前需审核票据是否合法,金额是否准确,是否符合机构财务制度和年度预算要求等。审核无误后签字、付款。审核中发现有问题的,有权退回经手人重新填写。对于违反财务规定的支出,有权拒绝予以报销。

4) 采购实物资产,需遵循实物资产管理规定,【2000元】以上采购需进行三家比价,填写《采购比价报告》。

5) 出纳每周一次集中办理报销,日期为【每周三】(遇节假日顺延)。

第四条 原始票据要求

1) 原始票据应当客观真实、正式合法。

2) 金额超过【3,000元】的支出,需签订合同、协议或附电商采购清单。

3) 以现金形式发放给个人的款项(如工资,专家培训费,志愿者补助等),必须由领款人亲笔签字(或按手印),以此作为报销依据。

4) 以现金形式发放工资、劳务费、补贴、奖励等等,应编制领款清单注明受款人姓名、领取标准、联系方式,超出个人所得税计税标准的必须留下受款者的联系方式和身份证号码,用于申报纳税。领款清单由受款者亲自签名(或按手印),原则上不得代领。如受款者确实无法自行领取,需由别人代领的,受款者必须亲自向财务人员说明情况,此种情况代领者最多只能代领1人。

5) 以网银支付相关款项时,需附有银行打印的银行回单,作为报销凭据之一附于报销单后。

6) 发生酒店会议产生住宿结算时,如对方发票未写明清晰的信息(如住宿人数/天数等),需要酒店提供详细结算清单(如流水单),特殊情况下,需结算人员在发票后面写明详细结算信息(房数/天数/单价及人员等)。

7) 涉及到大型活动餐费,需提供参加活动人员的签到表,以核算出餐费的标准。

8) 报销交通费,需注明事由和起止地址。

9) 报销办公用品或材料等,需附超市小票或物品明细单(反映所购物品名称、数量、单价、金额)。

10) 工作人员报销费用应当填制费用报销单,费用报销单与原始凭据(如发票与电脑小票、酒店结算单、验收单等)的内容、金额应当一致。

11) 填有大写和小写金额的凭证,大小写金额必须相符,在金额数字前必须有“人民币”或“¥”字样,填写须用规范字;金额未到分的,后面要加“整”字,金额与“人民币”或“¥”字之间不得有空隙。

12) 特殊情况处理:如果收款单位(提供商品或服务的单位)无法开具正式合法的发票和收据,可要求对方开具普通收据,但必须在收据上签署收款人姓名并加盖收款单位公章或财务专用章,必要时注明收款人地址、电话等,报销时需详细注明事由,须有其他人员证明;如果收款方(提供商品或服务的单位或个人)无法开具正式合法的发票和收据,也无法开具普通收据,如:在农贸市场采购蔬菜、水果等,在农村发生伙食、住宿等无法取得发票甚至收据时,可填写本机构自制《领款单》,并取得收款方签字和相关人员签字证明,尽可能注明收款人地址、电话等,报销时必须详细注明事由。

13) 票据丢失原则上不予报销。 

第五条 捐赠支出规范

第一,进行公益资助项目申请、评审程序;第二,资助数额以及资金用途和使用方式,应取得相应用款依据(如受助人的签收单、学校收费通知单、医院缴费通知单、妇联收据);第三,审查和批准资助申请,填写付款申请单;第四,如现金捐赠则捐至指定账户,如物资捐赠则清点物资出库,由行政部和财务部共同监督;第五,对捐赠支出的用途进行跟踪;第五,财务次月15号前统计上月项目支出明细表,审核后交行政部发至基金会网站。

借款制度

第一条 所有借款必须填写借款单,经机构负责人审批后出纳方可付款。

第二条 任何人因私人事项借款,将不予批准。

第三条 员工借款原则上不得高于其【一个月】工资额。

第四条 借款人必须在还款日期内进行还款,因公出差应在回程后【七天内】交清,不得拖欠,对于逾期未还款项(或未进行报销),经过财务人员催促【三次】仍不未归的,从该员工工资中直接扣回,直至其归还借款,再行发放扣回的工资。

实物资产管理

第一条 单价【2,000元】以上,使用年限超过一年的资产确认为固定资产。固定资产采购须经三家以上供货商询价。

第二条 低于固定资产确认标准,但使用年限超过一年的其他实物资产,应建立《资产登记簿》进行管理。

第三条 本机构所有资产至少每年盘点一次,对盘盈、盘亏、报废必须严格审查,办理批准手续后更新《资产登记簿》。

第四条 捐赠获得的实物资产应登记造册进行管理。发放给受益人时,应编制受益人签领清单并妥善保管。

第一条 个人领用的办公用品、用具要妥善保管,不得随意丢弃和外借,工作调动时,必须办理移交手续,如有遗失,照价赔偿。

财务交接

第一条 本机构负责人离职,必须聘请会计师事务所对其任职期间的财务进行审计。

第二条 财务人员变动或离职时,必须办理交接手续。

第三条 财务人员在移交手续前,必须及时做好如下工作:

1) 已经受理的经济业务,必须编制记账凭证、完成各项报表;

2) 登记相关账目时,双方必须签名确认;

3) 整理应移交的各项资料;

4) 编制移交清册,对移交的凭证、账册、报表、印鉴、支票、发票等会计资料及物品进行归类并登记;

5)对于电算化的财务资料,除打印成文档交接外,必须对软件密码、实物进行书面列明;

6)对于现金及银行移交,必须当面清点,编制现金盘点表 银行编制余额调节表。

第四条 出纳在交接前,发生账目或货币资金不相符时,必须清查原因,对于不符的事件处理完毕后方可办理交接。

第五条 所有移交资料必须一式三份,交接双方各执一份,本机构作为财务档案保留原件。

财务监督和公开透明

第一条 为了提高公信力,体现财务诚信、透明、制约的理念,本组织每年年终后由会计师事务所进行年度审计。

第二条 本着对资助方负责的原则,本组织接受资助方进行的审计或其委托的审计。

 第三条 本组织财务公开在机构网站上;公开频率至少每年一次。披露内容按照《中国公益组织财务信息披露模板》。

十一 会计档案资料管理

第一条 所有会计资料,包括但不限于项目协议、原始票据、日记账、记账凭证、财务报表、现金和银行存款核对表、各种协议(如采购/服务/租赁等)、应保存十年以上。

十二、附则

第一条 本制度自公布之日起施行。

第二条 本制度由财务部负责解释。如发生争议,最终解释权为理事会。

 

第二章 差旅费管理办法

为规范基金会工作人员差旅费管理,完善公务差旅活动制度,制定本规定。 

 范围

    本规定适用于基金会及所属机构工作人员、基金会各项目执行人员。 
管理原则

    1、出差人员必须按照高效、经济、安全、便捷的原则选择交通工具、住宿、路线和时间,杜绝浪费行为。

    2、出差活动必须根据工作需要或上级安排实施,未经允许,擅自实施者不予报销差旅费并按旷工处理。

    3、提倡厉行节约,对限额控制的差旅费用实行超支自理。

    4、公务差旅活动兼私人旅行,基金会只承担公务活动的差旅费。

 审批权责

    1、基金会秘书长负责审批所有出差活动。

    2、财务部门负责出差备用金申请和差旅费报销的审核。

差旅费构成

    列入本规定的差旅费主要是处理公务或基金会外送学习培训、异地会务、考察等活动发生的费用,主要包括:

    1、长途交通费:乘坐飞机、轮船、火车、长途汽车的费用;

    2、市内交通费:乘坐公共汽车、出租车、地铁、轻轨列车的费用;

    3、住宿费:异地出差因住宿发生的费用;

    4、伙食补助费:异地出差因用餐发生的费用;

    5、公杂费:因公务活动发生的传真、邮寄、托运费等费用。 
交通费

    出差人员按照规定等级乘坐交通工具,凭据报销城市间交通费。未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分自理。 
    1、出差人员乘坐交通工具的等级见《浙江省妇女儿童基金会差旅费标准(2017)》。(附表) 
    2、从严控制出差人员乘坐飞机,路途较远或任务紧急需乘坐飞机必须经秘书长批准。
    3、乘坐飞机,往返机场的专线客车费用、民航机场建设管理费和航空旅客人身意外伤害保险费(限每人每次一份),凭据报销。 
住宿费 
    1、出差人员的住宿费开支标准上限见《浙江省妇女儿童基金会差旅费标准(2017)》(附表);

    2、住宿标准:秘书长可一人单间,其余人员原则上住双人标准间。 

伙食补助

1、省外出差,出差人员伙食补助费报销采取包干制,西藏、青海、新疆每人每天120元,其他地区每人每天100元。

2、省内出差,出差人员伙食补助费报销采取包干制,按每人每天100元标准包干使用。

3、出差人员伙食补助费按出差自然(日历)天数计算。

公杂费

1、公杂费指出差期间发生的市内交通费用(含市内机场大巴费)、机场服务费、打包费、订票费以及打印、复印、传真、寄送资料等发生的费用。

2、出差人员出差公杂费按出差自然(日历)天数计算,每人每天80元包干使用,无城市间交通费票据减半。

九、会务活动的差旅费 
    外出参加会议,会议统一安排食宿的,基金会按会议通知单报销交通费 

出差前准备

    1、由于基金会无公务卡,出差经费支出先由个人垫付,数额较大的根据相关规定预借。

2、各部门(项目)负责人出差前必须做好工作安排,告知出行情况,明确相关事项。

十一 出差期间的管理

    1、严格遵守基金会各项管理规定,每天应主动与直接领导取得联系,及时汇报工作情况。

    2、出差期间保持通信畅通,确保能随时联系。

3、有紧急情况或重大事件,可越级汇报。

十二出差费用报销

    出差人员应在出差活动结束后5个工作日内报销出差费用,逾期未报者,财务部门有权拒绝报销。

    1、交通费和住宿费在规定标准内凭据实报实销,伙食费采取包干制无需发票报销,公杂费采取包干制(无城市间交通票据减半)

    2、出差人员不得违反规定虚报差旅费;不得以非出差期间发生的费用票据或非正式票据报销支出,否则,财务部门有权拒绝受理。

    3、出差中途改变路线和延长出差时间的,报销审批时需另附情况说明,否则,由出差人自行承担因此增加的费用。

    4、经查实为虚增报者,责令退回虚报金额,并按虚报额处以三至五倍的罚款。情节严重的予以纪律处分,触犯法律的依法追究责任。

    5、各级审签人员因把关不严而失职,使弄虚作假的票据得以报销,由此给基金会造成经济损失或不良影响的,由各级审签人员承担相应的连带责任。  

三、附则

第三条  本制度自公布之日起施行。

第四条  本制度由财务部负责解释。如发生争议,最终解释权为理事会。



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